Cómo crear la experiencia de control de acceso perfecta para tu evento o festival

Para obtener buenos resultados en la gestión de un evento, independientemente del tamaño de este, es necesario contar con un sistema de acceso eficaz. Esto se debe a que el control de acceso es la primera interacción física que tiene el asistente con el evento, por lo que puede marcar el resto de la experiencia.

Tras la pandemia del coronavirus, este momento es aún más importante, ya que es fundamental reducir al máximo el contacto innecesario entre los asistentes al evento y el personal organizador, por una parte, y mejorar el flujo del público, por otra.

Con estos elementos en mente, hemos recopilado algunas de las formas que posibilitan un control de acceso perfecto para los asistentes al evento.


Olvídate del papel: ¡pásate al formato digital!

Atrás quedan los días en los que era necesario enviar miles de entradas en formato papel, con el coste que ello supone. La mayoría de los eventos trabajan actualmente con formato digital. Esto no solo supone una gran mejora en términos de higiene en un mundo pospandémico, sino que también presenta numerosas ventajas técnicas si se lleva a cabo mediante un sistema como Event Genius, con las siguientes funciones:

• Cumplimiento con los protocolos de control y seguimiento a través del Portal de gestión de entradas
• Posibilidad de compartir las entradas con amigos de forma sencilla
• Una entrada por teléfono móvil para agilizar la entrada
• Un único Código de barras para los distintos elementos de una reserva, como transporte, alojamiento, crédito cashless y after-parties
• Un único sistema para asistentes, lista de invitados, personal, etc.
• Posibilidad de mantener la venta de entradas incluso tras el inicio de este, gracias a la sincronización instantánea al escaneado de entradas con egAccess
• Detección de entradas duplicadas o falsas
• Escaneado sencillo de entradas de otras agencias

Define varios puntos de acceso

Una buena forma de mejorar el flujo de acceso es establecer varios puntos de entrada (incluidos algunos por separado para invitados VIP y el personal). Lo óptimo es hacerlo en distintos puntos alrededor del recinto, según de dónde proceda la afluencia de los asistentes.

Esto permite reducir la formación de colas y la acumulación de los asistentes en un solo punto, lo que puede generar tensiones y es mucho menos seguro para evitar contagios de COVID.

La gestión de varios puntos de acceso se puede llevar a cabo de forma sencilla gracias a egAccess. Con nuestro sistema, hemos llegado a poner en marcha puntos de acceso distribuidos por todo un país, como parte de nuestro servicio de gestión de eventos para el Rally de Gran Bretaña (la prueba del Campeonato Mundial de Rally en el Reino Unido).

Aplica las ventajas de las entradas de acceso por turnos

La emisión de entradas de acceso por turnos es una función que se ofrece en Event Genius desde hace mucho tiempo, pero se ha vuelto más solicitada durante los últimos meses, a medida que se retoma la organización y celebración de eventos.

Nuestra solución flexible de acceso por turnos es, quizás, la forma más eficaz de gestionar el flujo de acceso del público. Consiste en que cada entrada es válida solo a una hora determinada. Cada hora está validada por la solución de escaneado de egAcces. Se puede ajustar a cualquier horario y aplicar a distintas actividades dentro de un mismo recinto.


Emplea una solución que se integre con todos las agencias de venta de entradas

Pocas cosas hay tan estresantes como tener que gestionar distintos puntos de acceso para cada una de las agencias de venta de entradas. Esto también resulta muy tedioso para los asistentes a eventos. Seguro que alguna vez has visto que distintos asistentes de un mismo grupo tienen que distribuirse entre los puntos de acceso de cada agencia y, después, esperar al otro lado al resto del grupo al cruzar la entrada.

Aunque la venta a través de distintas agencias es algo que nunca cambiará, trabajar con una solución como egAccess, que es compatible con los códigos de barras de las distintas agencias, reducirá al mínimo este estrés.

Asegúrate de que las soluciones de escaneado de entradas son adecuadas para la demanda y la ubicación, incluso sin conexión

Independientemente de si estás celebrando un evento con pocos asistentes o un festival a gran escala, es importante contar con la tecnología adecuada y saber que no surgirán contratiempos. En Event Genius, llevamos mucho tiempo esforzándonos para crear soluciones que cubren todas las bases, desde la aplicación gratuita de escaneado egAccess Lite (disponible para iOIS y Android), que te permite tener una solución de control de acceso fiable en tu propio teléfono, hasta nuestra oferta de hardware Pro, para aquellos que buscan un escaneado más rápido y sólido en eventos a gran escala.

Nuestros dispositivos y sistemas de hardware ofrecen baterías de larga duración, resistencia al agua, durabilidad y fiabilidad: de hecho, se han probado en los desiertos de Arabia Saudí, en los recintos de festival más embarrados y mucho más.

Es más, nuestros dispositivos Pro y nuestra aplicación gratuita de escaneado egAccess Lite funcionan incluso sin conexión.

Mantén tus datos actualizados

Una de las mayores ventajas del formato digital es que te permite recopilar datos. Por ejemplo, con egAccess, podrás controlar el flujo de trabajo en tiempo real, conocer las cifras de audiencia más actualizadas y tomar decisiones informadas a partir de estos datos.

Además, mediante la integración con egPay, nuestra solución cashless, puedes utilizar estos datos para llevar a cabo análisis y obtener información sobre los movimientos de los asistentes en el recinto o los hábitos de gasto de cada cliente, lo que proporciona una visión holística del perfil de cada fan.

‍Si te interesa obtener más información sobre egAccess o cualquier otra solución, ponte en contacto con nosotros. Nuestro equipo estará encantado de atenderte.‍