¿Cómo pueden los organizadores de eventos disipar las preocupaciones de los fans sobre las cancelaciones en la era postpandémica?

Ahora que los eventos por fin vuelven “con todo”, se ha visto que algunos efectos de la pandemia de la COVID-19 se mantienen en la mente de los asistentes. Uno de estos efectos es pensar que el festival para el que han comprado entradas se podría cancelar, con las consecuencias económicas que ello podría acarrear.

En nuestro reciente informe Fan Report: Back to live in 2022 (solo disponible en inglés), hemos detectado que el 80 % de los fans de Reino Unido, Europa y EE. UU. calificaron como “muy importante” el hecho de que un evento tenga una política de cancelación clara a la hora de comprar las entradas. Esta cifra es aún mayor cuando se trata de eventos en el extranjero y, en algunos casos, cobra incluso más importancia que el cartel de artistas.

De entre los entrevistados que todavía no han comprado entradas para ningún evento futuro, alrededor de un tercio de ellos afirmaron que uno de los motivos principales era el miedo a una cancelación. Además, esto lo hemos comprobado de primera mano en las ventas de nuestra plataforma, donde las solicitudes de seguros de reserva aumentaron en un 93 % desde el inicio de la pandemia.

Todo esto demuestra que tener una política de cancelación clara en el momento de lanzar las entradas a la venta es fundamental para maximizar el impacto del lanzamiento. La información deberá ser fácil de encontrar online y en ella deberá indicarse, de manera clara y sencilla, lo que ocurrirá en distintas circunstancias.

De hecho, no publicar la información relativa a las políticas de cancelación puede tener graves consecuencias legales en caso de que realmente se cancele y, además, causar muy mala impresión de cara a los fans. La lealtad de estos es una parte fundamental para la viabilidad de un evento, hecho que debe tenerse en cuenta en a las decisiones que tomen los organizadores.

En caso de cancelación del evento, devolver el importe de la entrada al comprador es la alternativa más lógica. Pero, si decides hacerlo, deberás contar con las tasas no reembolsables. Aunque sabemos que una devolución es la mejor opción, también somos conscientes de que algunos organizadores no pueden comprometerse a ello. Si quieres optar por esta alternativa, deberás asegurarte de que tu flujo de caja te lo permite. Comprueba las pólizas de seguros para cubrirte las espaldas en lo que tú ofrezcas en tu propia política de cancelación.

Otras alternativas al reembolso son ofrecer un traspaso de las entradas para la edición del año siguiente o descuentos en la compra de entradas para otros eventos. Estas opciones pueden ofrecerse junto con el reembolso, pero con incentivos como pasar una entrada estándar a VIP, cupones para comida o bebida, u otros productos de merchandising que consigan que los fans elijan una de estas opciones en lugar de optar por el reembolso.

Elijas la opción que elijas, es importante ser claro y sincero con las distintas alternativas para los fans. Aunque algunos no estarán de acuerdo con la propuesta, valorarán la honestidad mucho más que la ambigüedad y las posibles sorpresas.

Todos estos consejos disiparán las preocupaciones de los fans sobre las posibles cancelaciones en la era postpandémica. Estamos seguros de que estos miedos se esfumarán de forma natural con el tiempo, pero mientras más organizadores de eventos colaboren para eliminarlos, más posibilidades hay de que estos consigan unos mejores resultados a largo plazo. A pesar de la elevada demanda de entradas, el sector debe ser consciente de las preocupaciones que todavía afectan a los fans.